Más que una reunión, un Plan de Acción

Una colaboración : Dr Pencil + Think & Talk

Hablar de la relevancia de las reuniones en nuestra cotidianidad laboral es casi redundante, su impacto en los procesos, en la eficiencia, en la cultura y hoy en nuestra vida personal, es enorme. 

Conocimos las estadísticas más recientes de Attentiv, KornFerry, The Muse y Cleverism respecto al tema y decidimos ponernos manos a la obra para hacer de estos escenarios la poderosa herramienta que realmente deben ser.

Veamos una parte de las estadísticas de las que hablamos : 

Unas cifras que difícilmente nos caben en la cabeza. 

Cuando hablamos de inversión del tiempo de acuerdo con los roles organizacionales, esto no mejora, la gerencia media de las empresas invierte más del 35% de su tiempo en estos espacios y en el caso de la alta gerencia hablamos de más del 50%.

Y no hemos incluido aún, del tiempo de preparación de estos espacios que en promedio por empleado corresponde a 4 horas a la semana, una inversión que debería tener un alto retorno pero que desafortunadamente detona lo opuesto, una insatisfacción superior al 67%. 

Decidimos indagar más profundo y encontramos que:

 Pero qué podemos hacer si nos enfrentamos a percepciones arraigadas que nos hacen verlas como una pérdida de  tiempo, que son invasivas, que son ineficaces, que son una pérdida de dinero, que se hacen sin un propósito y muchas otras apreciaciones. 

 Lo primero es definir con claridad ¿cuándo y para qué se requiere una reunión? la fiebre de comités, reuniones de tráfico, sesiones de trabajo en equipo y demás formatos es una real enfermedad corporativa que se puede empezar a sanar con acciones sencillas como preguntarse si el tema en cuestión se va resolver con eficiencia en una reunión. 

El siguiente punto, en caso de que la vía sea el encuentro grupal, es establecer y socializar con los participantes un objetivo claro que ponga norte al espacio, con tiempos, metas, roles y responsables. Seguro esto hará que todos participen con claridad. 

Seguimos con comportamientos que por más obvios que parezcan no se cumplen, como hacer todo lo posible para que los participantes lleguen informados para evitar invertir tiempo alineando el conocimiento del tema por parte de los asistentes. 

Para que los espacios cumplan con su meta de eficiencia también es muy importante dar un formato que no sea una camisa de fuerza pero que sí de orden, que permita alinear contenidos, acciones y expectativas. 
                                                      

Te dejamos la misión de empezar a hacer estos ajustes para ver la diferencia que pueden tener tus reuniones y te invitamos a contarnos otros retos que seguro tendrán solución en los nueve componentes esenciales que sabemos hacen la diferencia en estos espacios, que a su vez cuentan con las correspondientes herramientas para hacerlos efectivos, como el liderazgo, la toma de decisiones, la clasificación y preparación de contenidos. 

Como te contamos al inicio nos pusimos manos a la obra para estudiar, medir y analizar el camino adecuado para que los equipos comprendan cuáles son los componentes de las reuniones que dan resultado y mostrarles los aspectos asociados al liderazgo, la participación, los sistemas de cambio, las herramientas de diálogo y la construcción de comunidad entre otros. 

Y como nos conoces, diseñamos las herramientas que conducen a la eficiencia en compañía de Dr. Pencil, esas que nos permiten alejarnos de la monotonía,  integrar la diversidad, la oportunidad, la preparación y conseguir dinamismo y resultados en espacios agotados. 

No queremos más tiempo perdido, ni que una herramienta empresarial esencial como las reuniones se desgaste por la virtualidad, por el agotamiento y por el desconocimiento de su adecuado manejo.     

Explora cómo lo estamos haciendo, compártelo con los equipos que necesitan este tipo de herramientas y preparación, nosotros estaremos felices de hacer todo lo demás.

Un abrazo,

Majo & Paula 

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