¿Cómo conectar universos?

Cuando desarrollamos varios espacios de preparación en simultánea me gusta mirar en perspectiva y dar respuesta a una pregunta ¿qué tenían en común las personas con las que trabajamos durante ese periodo de tiempo?.

Parecían estar en extremos opuestos, tener necesidades y características de comunicación distintas y audiencias completamente diferentes.

Pero ahora que veo con perspectiva el resultado de los momentos de trabajo con ell@s me doy cuenta de la similitud de sus retos. 

Desde la superficialidad

La travesía nos condujo a un equipo de gestores sociales, un grupo de conferencistas y a más de 50 líderes del sector financiero, los apoyaríamos en su preparación de diferentes escenarios. 

En el orden anterior: La misión con los primeros era diseñar sus conferencias, la participación en un congreso, a los gestores le debíamos dar herramientas para su labor diaria en campo y con el tercero analizaríamos los caminos y recursos que facilitaran la entrega y conversación de temas desafiantes. 

Es importante ver la cotidianidad de cada uno y entender tanto los puntos de encuentro como los de divergencia. 

Unos viven su día a día desde diferentes campos de experiencia y conocimiento, como los escenarios académicos en donde las ideas priman.

El segundo grupo opera desde la perspectiva humana, emocional, social, debido a que trabaja en la construcción de relaciones con comunidades.

El terceros navegan entre números, datos, análisis de estadísticas y entornos matemáticos de probabilidades, para poder entregar información oportuna, clara y adecuada que permita tomar decisiones.

La gestión de los tres es crítica: los primeros son embajadores de ideas que deben ser atractivas y diferentes para quienes frecuentan estos escenarios; luego están los facilitadores de las relaciones con las comunidades y con las audiencias estratégicas del entorno operativo, respecto al siguiente grupo es quien activa las alertas, evidencia riesgos y entrega aquellos insumos que permiten decidir si se va hacia el norte o al sur.  

Sería fácil pensar que como unos operan desde las ideas, otros desde las relaciones y los otros desde los números, se encuentran en polos opuestos y que sus características y necesidades de comunicación son diferentísimas, pero la realidad es que todos requieren: 

• Herramientas muy poderosas de explicación
• Recursos de persuasión
• Hechos y datos acompañados del sustento necesario 

Y sobre todo empatía para que sus intervenciones cumplan con el objetivo real que va mucho más allá de informar. 

Comparto a continuación lo que trabajamos juntos para que saques las debidas conclusiones y encuentres herramientas que desde tu campo te permitan aprovechar este poderoso recurso de la comunicación.

Hablemos de las ideas  

Desde el inicio de la conversación con cada uno, la inquietud inicial fue ¿cómo conectar y enamorar con la información técnica?

El punto de partida para todos era que los hechos y los datos jugaban un papel esencial como recursos de sustento de las ideas. Sin embargo, para alejarlos de uno de los hábitos al que más nos aferramos al momento de compartir nuestro conocimiento, les propuse un ejercicio, que quisiera que hicieras mientras te doy más detalles de lo ocurrido. 

Desafiemos la subjetividad del número

Seguro en este momento estarás pensando en lo loco que puede sonar esto pero probemos: vas a buscar a una persona y la invitarás a hacer parte del experimento. 

Primero define una cifra interesante que puedas llevar a tu moneda local, en este caso los grupos eran colombianos y por esto hice el ejercicio con 1.000 millones de pesos, te puede servir como referencia. 

 Le planteé a cada grupo la siguiente pregunta: Si yo les digo que hoy tienen en su cuenta de banco 1.000 millones de pesos para libre uso, que se los ganaron y que los puedes disfrutar como consideren, eso es ¿mucho o poco?.

Luego de tener todo tipo de respuestas los conduje a la siguiente situación: les expliqué que una gran compañía multinacional al cierre del año en su reporte de resultados evidenciaba una utilidad de 1.000 millones de pesos, qué opinarían de este valor, era ¿bueno o malo?

Espero que después de hacer el experimento tengas muchos resultados que se sumen a la comprensión de que un número por sí solo no dice nada, tampoco un dato, o ¿podrías sacar conclusiones claras de una información cómo: somos 11 mil personas.  

La respuesta de nuevo es no.  

Esto nos exige dar contexto o en palabras coloquiales, contar una historia, lo que hay alrededor de esa información.

Un dato de la utilidad de una compañía de nada sirve si no explicamos los desafíos, el esfuerzo, el contexto, las metas que había y lo que realmente representa.

Y cómo no basta con una respuesta y dejarte el problemita enunciado de la necesidad de poner narrativas a los hechos y datos.

Te propongo que armemos juntos un set de herramientas que permitan dar solución, entre otras, a esta misión de fortalecer con la narrativa correcta los hechos y los datos. 

Empecemos por ver ejemplos muy poderosos y reales: 

Este que te comparto a continuación es de una de las personas que más admiro en el manejo de datos e información técnica, a continuación encuentras dos de sus charlas más famosas:

La primera es una explicación de algo tan técnico y en mi caso como buena humanista, denso, él habla del Crecimiento de la población global 

La magia consiste en que su narrador, Hans Rosling entrega la información con plastilina, consciente de la dificultad que este tema puede representar para una audiencia y precisamente es su pasión la que lo conduce a transformar algo que podría ser muy aburrido en datos interesantes y claros tanto para un estudiante de colegio como para una persona experta en la materia. 

La segunda es la charla TED más corta de la historia, y la elijo para que desde ya elimines el imaginario que conduce a pensar que para ser claro y para explicar es necesario contar con mucho tiempo, este ejemplo nos muestra que el tema no es de extensión sino de precisión, mira esta entrevista espontánea. 

Mi invitación es a que cada vez que tengas la oportunidad de compartir información relevante hagas lo necesario para que la o las personas que la van a recibir vean todo lo que tu vez, que les prestes tus ojos para que los hechos y datos tomen la relevancia que se requiera. Esto te va a permitir comunicarte desde la empatía. 

Ahora veamos cómo lo aprovecharon los grupo que estaba preparando:

Todos ellos tenían a la mano la información necesaria, sus objetivos de comunicación claros y los posibles riesgos, retos o barreras de la audiencia muy avanzados, gracias a esta claridad lograron abordar con facilidad la tarea de :

1. Analizar qué parte de sus ideas requería hechos y datos como sustento
2. Definir la información crítica / relevante
3. Revisar las mejores vías para que esta información se comprendiera con facilidad 
4. Entender qué herramientas podrían ayudar a la audiencia a comprender la información 
5. Cuidar la terminología y de ser necesario explicarla / definirla
6. Anticipar posibles dudas o vacíos

 Te propongo tener a mano estos 6 puntos al momento de preparar tus ejercicios de comunicación y verificar aquellos que te permitan llegar a la información idónea. 

¿Cómo se puede identificar si el mensaje está quedando claro?

La pregunta se conecta con la tarea anterior, la de cuidar que la o las personas con quienes hablas se sintonicen con la información que preparaste. Y para hacerlo de la forma correcta es necesario tener presente que los seres humanos no captamos la realidad de la misma manera.

Sin entrar en teoría profunda, esto nos lo explica muy bien Platón. Te comparto otro recurso: Las mejores y peores ideas de Platón 

Percibimos desde una serie de filtros personales que hemos construido / adquirido por la experiencia, la educación, el entorno, etc.

Con estos insumos configuramos nuestros propios -modelos mentales- impactan la manera de actuar,  con ellos determinamos la forma de interpretar y nos dan los insumos para argumentar, entre muchas otras cosas.  

Ellos hacen que aunque l@s dos estemos viendo lo mismo, exactamente desde el mismo lugar lo entendamos, describamos y vivamos de manera diferente. También se altera debido a nuestras:

- Peculiaridades

- Omisiones

- Generalizaciones 

- Creencias

- Limitaciones 

- Características 

- Distorsiones asociadas a la experiencia única y particular 

Y la razón por la que te cuento todo esto es precisamente porque de estas variables se nutre nuestra comunicación, sentimos que hablamos en sintonía, pero el riesgo de la interpretación siempre está presente y con estos grupos no era la excepción.

Entonces, ¿cómo les ayudamos a solucionar este gran reto? 

Entregándoles herramientas para que trabajaran en su capacidad de preguntar, empezando por perder el miedo a hacerlo, que es más común de lo que creemos. Pero ojo, es necesario consultar de la forma adecuada, que para este caso es la que nos permite aclarar significados. 

Esto evitará que nos quedemos en el nivel superficial de las palabras, que es lo que usualmente causa confusiones y que impide que las dos partes lleguemos al entendimiento conjunto. 

Te propongo otro experimento que con frecuencia hago en mis talleres, en este caso te sugiero hacerlo con más de tres personas para que sea poderoso: 

Invítalas a cerrar los ojos, y entrégales con claridad la siguiente instrucción:

Con los ojos cerrados imaginen un(a) ___ enuncia un objeto común (lápiz , silla, plato…) sin dar más detalles

 No los abran aún observen bien, detallenl@ .

En el momento que les indique van a abrir los ojos y todos al tiempo van a describir lo que vieron, color, forma, cantidades, materiales. Van a dar tantos detalles como observaron en su cabeza. 

Realiza una cuenta regresiva desde tres e invita a abrir los ojos y a contar la imagen que vieron en voz alta y en simultáneo. 

Quienes hacen este ejercicio en silencio seguro imaginaron que su objeto es idéntico al que está viendo la otra persona y se sorprenden al escuchar la diferencia entre las respuestas. La primera vez que hagas este ejercicio a ti también te asombrará.  

Con un ejemplo sencillo puedes ver la diferencia que hay en nuestros modelos mentales, todos conocemos el objeto, es un concepto aparentemente simple, pero ya ves qué tanto impacta esto que te explicaba unas líneas atrás. 

Ahora dimensionas lo que puede ocurrir con conceptos más complejos como: solidaridad, equipo, innovación, felicidad o con términos técnicos. 

Esto quiere decir que si realmente queremos garantizar que las personas estén en la misma sintonía, nuestra tarea es emplear las preguntas y la conversación para confirmar que todos estamos viendo el mismo objeto. Esta es una de las grandes habilidades en comunicación que solo se desarrolla con la práctica. 

En este proceso de preparación también estimulamos la necesidad de entender - al momento de construir o seleccionar la información - que en la cabeza de la otra persona solo cabe aquello que por experiencia conoce. 

Este segundo aspecto nos exige eliminar la posibilidad de dar las cosas por hecho, y nos obliga a alejarnos del uso de términos o expresiones:

Aunque esta podría ser tema para toda una cátedra, te comparto el tercer recurso en el que trabajamos y que abordo con las personas que entrenamos, debido a su eficiencia:

Escuchar para atender y entender, utilizando los cinco sentidos, ya que esta es la forma correcta de hacer la tarea y de evitar el error de confundir la acción con oír, como cuando ponemos ruido para distraernos y no música para disfrutar. 

Es esta capacidad la que activa la empatía, evidencia disposición e intención y como todo se debe practicar para llegar al grado de la maestría ya tienes una nueva misión. 

Y un montón de mitos que hay que acabar de una vez por todas.

Ese no es el camino, no se trata de juzgar, calificar o clasificar, la misión es atender con los sentidos, sin valoraciones, solo con la intención de entregar a la otra persona la idea y de ayudarla a ver lo que nosotros hemos visto.  

Te comparto un recurso que incluye práctica y te permite empezar a trabajar en esta actitud: Cinco maneras de escuchar mejor  

¿Cómo desarrollar una conversación si se tienen visiones opuestas? 

Las personas con las que estábamos trabajando tenían la gran inquietud respecto a cómo se podían manifestar puntos de vista diferentes, de manera constructiva y sin llegar al momento de confrontación, que no necesariamente es malo, en algunos casos es necesario, pero no puede transformarse en choque o roce. 

No es secreto que la comunicación tiene muchos componentes, que va más allá de hablar en público o de hacer presentaciones, por eso es nuestra herramienta social por excelencia y es también el mejor camino para evitar o solucionar las diferencias.  

Sumado a los puntos anteriores en este tipo de escenarios en donde cada persona tiene una postura diferente, la tarea se llama apertura para entender las razones que hacen que cada quien tenga una visión diferente.

Esto quiere decir que estamos dispuesto a escuchar, en algunos casos a ceder y siempre a reconocer y validar otras ideas, es mucho más que una negociación y existen una serie de aspectos que pueden conducir o tornar el espacio de conversación es un gran reto, algunos de ellos son:

1. El ego: Entendido como la conciencia que tenemos como individuos y que suele estar acompañada de nuestra capacidad particular de percibir la realidad (va más allá del exceso de valoración que podemos tener de nosotros mismos). 

La manera de monitorearlo es preguntándonos si comunicamos para generar valor a otros o lo hacemos por y para nosotros mismos. Con una claridad: si buscamos el comité de aplausos, la medalla o el reconocimiento al entregar nuestras ideas, seguro estamos haciendo la tarea mal, y vale la pena que te preguntes si:

¿Podemos agradarle a todo el mundo?

¿Logramos parecer inteligentes a todos en todo momento?

¡La respuesta es no!

Por estas y otras realidades nuestra misión, si somos genuinos, es comunicar por y para el otro, no para nosotros, eso sería un monólogo. 

2. El segundo aspecto lo desarrollamos en los puntos anteriores desde la explicación y la sintonía, la misión es ayudar a mi interlocutor a ver lo que veo, lo que he aprendido, incluidos errores y aciertos, entregar insumos a la audiencia para que entienda por qué lo que le comparto puede servir. 

3. El tercero es alejarnos tanto como sea posible de la imposición y buscar la disposición; ceder en alguna medida -finalmente el resultado debe ser un gana - gana-. Tener presente que si existe la intención genuina, por más retador que sea el escenario, se puede llegar a un buen resultado, pero si vamos con la defensa arriba es posible que se vuelva un gran dolor de cabeza.

Y para reflexionar y complementar te comparto un artículo: Búsqueda de mi propia voz

 ¿Cómo puedo dar credibilidad a una idea?

No quiero aburrirte, además de la compañía de los hechos y datos requeridos para dar fuerza a la idea, necesitamos creer en ella, como dueños de la información precisamos esa certeza para proyectar confianza. De nuestra conexión, coherencia y conocimiento depende ese buen manejo. 

Si yo estoy segura de lo que voy a decir, podré convencer a la audiencia hasta de las cosas más descabelladas. Eso sí, a la primera señal de duda puedo poner en riesgo todo mi esfuerzo, por eso necesitamos quitar del camino los adornos, extensiones y cualquier acción que nos reste contundencia

Hagamos un acercamiento a la coherencia, ese hilo que existe entre la idea, la emoción, la intención, la conexión con el cuerpo y con la voz.

Esta fina unión es la que permite que cada acción que acompaña la comunicación coincida, es la guardiana de la respuesta correcta de las extremidades (superiores e inferiores), de mi postura, de los gestos, de los sonidos, de la calma para entregar e hilar las ideas, del esfuerzo para que la audiencia me entienda.  

Es ella la que garantiza que mi cuerpo y emociones apalanquen lo que digo, o en su defecto su ausencia es la que genera ruidos, monotonía, desconexión y hasta confusión. 

Es un recurso tan poderoso que puede evitar o plagar mi comunicación con muletillas y expresiones vacías, debilitar o anular mi idea. Por ejemplo, hace que emplee el silencio como el recurso poderoso que es y no que lo evite por pensar en la mente en blando.  

Insisto si sé del tema, si me he preparado, creo en lo que digo y tengo la intención genuina de compartir esta información, nada puede salir mal. 

Y para estar seguros, solo prueba antes de hacer tu ejercicio de comunicación con una pregunta sencilla: ¿qué tan tranquilo y confiado me siento con lo que voy a decir?, si la respuesta es dudosa, profundiza para entender y dar solución al por qué. 

Seguro prepararé una segunda parte de este artículo, mientras lo hago te cuento que cada uno de los grupos sigue trabajando en su #concienciadecomunicacion y empleando estos recursos que hoy pongo en tus manos, espero que los puedas aprovechar en tu día a día.

Un abrazo